בעולם המלונאות המודרני, התנהלות פיננסית מדויקת היא קריטית לניהול מוצלח של העסק. אחת הסוגיות הפיננסיות המורכבות שמלונות מתמודדים איתן היא ניהול עסקאות אשראי.
כאשר התשלום עבור שהות האורחים או שירותים נוספים נעשה באמצעות כרטיסי אשראי, עולות בעיות אפשריות כמו ביטולי עסקאות, שידורים כפולים, הכחשות עסקה, וטעויות חיוב. כאן נכנסת לתמונה מערכת התאמות אשראי בענן מבית פלאקארד – כלי שיכול לטפל בנושא כאוב אשר בתי עסק גדולים מתמודדים אתו ובאמצעות מערכת ניטור בענן ומאפשרים לשמור על סדר ודיוק תוך טיפול בזמן אמת באי התאמות עד לטיפול סופי וסגירת אי ההתאמות כולל הפקת פקודת יומן.
מהן התאמות אשראי?
התאמות אשראי הן תהליך השוואת הנתונים בין העסקאות אשר בית המלון סלק בכרטיסי אשראי בעסק (במקרה זה במלון) לבין הסכומים אשר נכנסו בפועל לחשבון הבנק של המלון. תהליך זה כולל בדיקה של עסקאות אשר בוצעו בכרטיסי אשראי, ווידוא שהן אכן שולמו במלואן ובזמן. המערכת גם מתריעה על כל בעיה כמו עסקאות שלא אושרו, טעויות בעמלות, ביטולים, או הכחשות מצד הלקוח.
החשיבות של התאמות אשראי למלונות
כמלון, אתם מתמודדים עם כמויות גדולות של עסקאות בכל יום – בין אם מדובר בהזמנות חדרים, שירותים נלווים כמו ספא ומסעדות, בתי קפה או תשלומים על אירועים. כל עסקה שמתבצעת בכרטיס אשראי צריכה להיות מאומתת. מלונות, במיוחד אלו עם נפח עסקאות גדול, עלולים למצוא את עצמם במצבים בהם תשלומים בכרטיסי אשראי לא מתקבלים או שקיימת חריגה בעמלות הסליקה.
מערכת התאמות אשראי למלונות מאפשרת לבית מלון לנהל את תזרים המזומנים שלו בצורה חכמה ומדויקת יותר. במקום לנסות לעקוב ידנית אחרי כל עסקה ותקבול, המערכת עושה זאת באופן אוטומטי אל מול קבצי השידורים אשר מגיעים מחברות האשראי אל הכספות אשר במערכת. כך ניתן להימנע מאובדן כספים עקב טעויות בחיובים או תשלומים שלא התקבלו, דבר אשר יכול להשפיע בצורה משמעותית על ההכנסות.
האתגרים הנפוצים בהתאמות אשראי במלונות
במלונות, תהליך התאמות אשראי חשוב במיוחד בגלל מספר אתגרים ייחודיים לענף:
- נפח עסקאות גדול : מלונות עם הרבה אורחים ושירותים משלימים נדרשים להתמודד עם עשרות עד מאות עסקאות אשר בוצעו בכרטיסי אשראי בכל יום. ללא מערכת מסודרת, מעקב אחרי כל העסקאות הללו עשוי להיות מתיש ומלא טעויות.
- עסקאות מתמשכות: במלונות, עסקאות אשראי עשויות להתרחש לא רק בעת ההזמנה אלא גם במהלך שהות האורח (תוספות כמו ארוחות, שירותים בחדר וכו'). זה מגביר את הסיכוי לטעויות בעסקאות.
- ביטולים ושינויים בהזמנות: תהליך הביטול במלונות יכול להיות מורכב, והחיוב של העסקאות יכול להיות מחולק למספר תשלומים. מעקב אחרי השינויים הללו מחייב דיוק וניהול שוטף.
- הכחשות עסקה: במלונאות, הכחשות עסקה (chargeback) הן תופעה מוכרת. אורח יכול לטעון שהוא לא ביצע עסקה מסוימת או ששירות לא ניתן לשביעות רצונו. הדבר מחייב את המלון לעקוב ביעילות אחרי כל עסקה ולספק הוכחות כדי למנוע אובדן הכנסה.
היתרונות של מערכת התאמות אשראי של פלאקארד למלונות
מערכת התאמות אשראי מציעה מספר יתרונות למלונות:
- אינטגרציה מלאה לפלאקארד : לבית מלון אשר מקבל שרותי סליקה מפלאקארד, מערכת ההתאמות מתממשקת באופן אוטומטי למסופי הסליקה של פלאקארד.
- חיסכון בזמן: במקום לבדוק ידנית כל עסקה ולוודא שהתשלום התקבל, המערכת מבצעת את הבדיקות באופן אוטומטי. היא מנתחת את כל העסקאות שסולקו ומשווה אותן לסכומים שהועברו לחשבון הבנק, ומתריעה על כל אי-התאמה.
- מניעת אובדן כספים: כל בעיה, כגון עסקה שלא אושרה או הכחשת עסקה, יכולה להוביל לאובדן הכנסה. המערכת מזהה בעיות אלו בזמן אמת, ומאפשרת למלון לטפל בהן באופן מיידי מול חברות האשראי ומול הלקוח לפני שהן הופכות לבעיה גדולה יותר.
- דיווח מדויק: עם מערכת התאמות אשראי, תוכלו לקבל דוחות מדויקים על תזרים העסקאות והכנסות מהאורחים, מה שמאפשר לכם לתכנן את התקציב בצורה חכמה יותר.
- בקרה על עמלות סליקה: למלונות יש הסכמי סליקה עם חברות אשראי שכוללים עמלות עבור כל עסקה. המערכת מאפשרת לנטר ולוודא שהעמלות נגבות בהתאם להסכמים שנחתמו מול חברות האשראי ולא מעבר לכך.
- תהליך אוטומטי ומדויק: המערכת לא רק עוזרת במעקב אחרי עסקאות אלא גם מבצעת את ההתאמות כולל הפקת פקודת יומן מול מערכת הנהלת החשבונות של המלון. כך נמנעות טעויות אנוש והעסקאות מטופלות ונסגרות בצורה מהירה ויעילה.
איך לבחור מערכת התאמות אשראי למלונות
כאשר בוחרים מערכת התאמות אשראי למלון, ישנם מספר קריטריונים חשובים שכדאי לקחת בחשבון:
- התראות אונליין: וודאו כי למערכת ההתאמות יש מנהל התראות המאפשר לראות בזמן אמת כל סוג של אי התאמה מכל מקום בענן.
- אינטגרציה עם מערכות קיימות: ודאו שהמערכת יכולה להשתלב בצורה חלקה עם מערכות הנהלת החשבונות והתשלומים של המלון, כדי להבטיח תהליך אוטומטי וחלק.
- יכולת עבודה עם מספר חברות אשראי : מכיוון שמלונות מתמודדים עם לקוחות ממדינות שונות ומשתמשים בסוגי אשראי מגוונים, המערכת צריכה לתמוך בעבודה מול כל חברות אשראי ובממשקים שונים של סליקה כולל מסופים חיצוניים אשר עובדים ישירות מול שב"א.
- התאמה לצרכים ספציפיים של מלונות: כדאי לבחור במערכת אשר פותחה עם הבנה מעמיקה של הצרכים הייחודיים של ענף המלונאות, כמו טיפול בביטולים והכחשות עסקה.
- אבטחת מידע: בעידן הדיגיטלי, שמירה על אבטחת נתוני האורחים היא קריטית. ודאו שהמערכת עומדת בתקני האבטחה המחמירים ביותר ומגינה על פרטי האשראי של הלקוחות.
- מחולל דוחות: ודאו כי למערכת ההתאמות יש מחולל דוחות אשר יאפשר לאנשי הנהלת החשבונות בבית המלון לבצע שאילתות ולחולל דוחות באופן עצמאי.
- תמיכה ושירות לקוחות: בחרו במערכת שמספקת שירות לקוחות זמין ומקצועי, במיוחד בתחום חשוב כמו ניהול כספים ותשלומים.
אוטומציה במערכת התאמות אשראי: העתיד של ניהול עסקאות במלונות
אחד מהיתרונות הגדולים של מערכת התאמות אשראי הוא השימוש באוטומציה לניהול תהליכים פיננסיים. המערכת מבצעת את כל התהליכים הפיננסיים במלון בצורה אוטומטית: החל מקליטת העסקאות בכרטיסי אשראי, דרך השוואה עם התקבולים מחברות האשראי, ועד הפקת דוחות ויצוא פקודות יומן להנהלת החשבונות.
אוטומציה לא רק חוסכת זמן אלא גם מונעת טעויות אנוש ומבטיחה תהליך מדויק ושקוף. בעידן המודרני, שבו יש צורך להתמודד עם כמויות עצומות של עסקאות ותנועות כספיות, אוטומציה היא הפתרון הטוב ביותר לניהול יעיל ואמין.
סיכום
המערכת להתאמות אשראי של פלאקארד לבתי מלון היא כלי חיוני לכל עסק בתחום המלונאות והתיירות. היא מאפשרת מעקב ובקרה על כל העסקאות אשר שולמו בכרטיסי אשראי, מונעת אובדן הכנסות, חוסכת זמן ומשאבים, ומבטיחה שכל תשלום יגיע ליעדו במלואו. על ידי בחירת המערכת הנכונה ושימוש באוטומציה, מלונות יכולים להבטיח את יציבותם הפיננסית ולספק ללקוחותיהם חווית תשלום חלקה ומאובטחת.